Wohnungs­übergabe­protokoll

Ein Wohnungsübergabeprotokoll beschreibt Raum für Raum, wie die Wohnung am Tag der Übergabe aussieht. Es nennt die Beteiligten, die Adresse und das Datum, die Zählerstände und die Zahl der Schlüssel. Unterschreiben es beide Seiten, gibt es später ein gemeinsames Dokument statt zweier Erinnerungen.

Den Mietvertrag ersetzt es nicht. Was vereinbart ist, etwa zu Reinigung oder Renovierung, steht im Vertrag. Das Protokoll sagt nur, was an diesem Tag zu sehen war.

Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor. Im Mietrecht des BGB wird es nicht einmal erwähnt. Dort steht aber, worum es bei jeder Übergabe geht. Der Vermieter muss die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen (§ 535 Abs. 1 BGB). Der Mieter muss sie nach dem Ende des Mietverhältnisses zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Und Veränderungen, die durch vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, hat er nicht zu vertreten (§ 538 BGB).

Ob ein Fleck auf dem Teppich normale Abnutzung ist oder ein Schaden, lässt sich Jahre später kaum noch klären, wenn niemand aufgeschrieben hat, wie der Teppich beim Einzug aussah.

Beim Einzug geht es um Ihre Rechte als Mieter. Wer eine Wohnung annimmt, obwohl er einen Mangel kennt, kann Minderung und Schadensersatz wegen dieses Mangels nur geltend machen, wenn er sich seine Rechte bei der Annahme vorbehält (§ 536b Satz 3 BGB). Ob es dafür genügt, den Mangel nur aufzuschreiben, sagt das Gesetz nicht. Zimmerweise fragt beim Einzug deshalb ausdrücklich nach der Erklärung „Die Mieterseite behält sich ihre Rechte wegen der in diesem Protokoll festgehaltenen Mängel vor (§ 536b BGB).“ Sie wählen eine von zwei Antworten, keine ist vorausgewählt. Wählen Sie nichts, steht die Erklärung im PDF mit einem leeren Kästchen, das Sie vor Ort von Hand ankreuzen können. Notieren Sie auch, ob der Vermieter die Reparatur zugesagt hat und bis wann.

Beim Auszug zählt der Rückgabetag. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten, und die Frist beginnt, sobald er die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Das Auszugsprotokoll legt fest, was an diesem Tag zu sehen war, für beide Seiten.

Ein vollständiges Protokoll beantwortet jede Frage, die später gestellt werden könnte, ohne dass jemand nachfragen muss.

Unterschreiben sollten der Vermieter oder die Person, die er schickt, etwa die Hausverwaltung, und alle Mieter, die im Mietvertrag stehen. Jede Seite bekommt ein gleichlautendes Exemplar. Auf Papier füllen Sie dafür zwei Ausdrucke parallel aus oder fotografieren das unterschriebene Blatt sofort. Im PDF, das Zimmerweise aus Ihren Angaben erzeugt, steht unten auf jeder Blattseite eine Dokument-Kennung aus acht Zeichen. Sie wird aus den Angaben berechnet: Zeigen zwei Exemplare dieselbe Kennung, sehen Sie auf einen Blick, dass sie aus demselben Stand des Protokolls stammen. Ein Echtheitsnachweis ist sie nicht. Die leeren Vorlagen zum Ausdrucken tragen keine Kennung.

Eine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Sind Sie mit einem Punkt nicht einverstanden, schreiben Sie Ihre Sicht in die Bemerkungen und unterschreiben trotzdem. So bleibt sichtbar, worüber Einigkeit bestand und worüber nicht.

Ein unterschriebenes Protokoll ist eine Privaturkunde. Sie beweist vollständig, dass die Erklärungen darin von denen stammen, die unterschrieben haben (§ 416 ZPO). Ob ein Gericht den Inhalt für zutreffend hält, entscheidet es nach freier Überzeugung (§ 286 Abs. 1 ZPO). Ein gemeinsam unterschriebenes Protokoll mit genauen Beschreibungen und datierten Fotos wiegt dabei schwerer als eine Notiz, die nur eine Seite angefertigt hat.

Mit Ihrer Unterschrift steht fest, dass die Erklärungen im Protokoll auch von Ihnen stammen. Lesen Sie es deshalb genau, bevor Sie unterschreiben, und notieren Sie, was Sie anders sehen.

Planen Sie den Termin bei Tageslicht und in einer leeren oder fast leeren Wohnung. Dann sehen Sie Böden und Wände.

Die PDF-Vorlage eignet sich, wenn Sie mit Kugelschreiber arbeiten möchten oder die andere Seite Papier bevorzugt. Das Ausfüllen am Handy lohnt sich, sobald Mängel dazukommen: Die Fotos stehen dann im selben Dokument wie die Beschreibung, und beide Seiten bekommen dieselbe Datei. Für den Einzug und den Auszug haben wir eigene Checklisten.